Chi di noi non ha mai partecipato a una riunione di lavoro? Che sia per il lancio di un progetto, per fare il punto della situazione o per discutere di un problema, le riunioni sono una costante della vita professionale. Ma diciamocelo chiaramente: quante volte siamo usciti da una riunione pensando ‘Ma che è successo qui?
Non mi dilungherò su tutti gli errori organizzativi e le cattiverie (non saprei come altro definirle) associati al modo che normalmente abbiamo di gestire riunioni (serve ben più di un articolo), ma a quegli aspetti relazionali, che se anche abbiamo fatto i compiti e organizzato tutto alla perfezione…possono intervenire funesti.
Le riunioni, ci piaccia o meno, sono un microcosmo delle relazioni umane. Ci sono persone con idee diverse, priorità diverse, stili di comunicazione diversi. E spesso, queste differenze portano a incomprensioni, tensioni e conflitti. Avete presente, no?
Se non erro una citazione di Bill Gates suonava più o meno così “Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione”.
Tradotto le riunioni dovrebbero essere il culmine di una discussione e analisi preliminare, focalizzate sulla finalizzazione delle decisioni piuttosto che sull’avvio dell’intero processo di problem-solving, ma anche se ci manteniamo coerenti con questo principio qualcosa può andare storto.
Esigenze diverse
Se alla riunione partecipa una persona dallo Stile Direttivo possiamo serenamente farci odiare facendole perdere tempo. Spesso queste persone (se hanno un minimo di formazione) lo dichiarano apertamente “Ok, abbiamo 30 minuti per decidere tutto. Quindi, niente giri di parole, andiamo al sodo!“. La persona Direttiva vuole risultati e li vuole subito. Se qualcuno si azzarda a fare una battuta o a divagare, partono i fulmini e un profondo senso di fastidio. Vi ricorda qualcuno?
Se alla riunione partecipa una persona dallo stile espressivo vedrete che cercherà di smorzare la tensione, magari facendo battute. La Persona dallo Stile Espressivo è spesso piena di idee ed entusiasmo…peccato che tenda a perdersi nei dettagli (che per inciso detesta). La concretezza rischia di sfuggire perchè si vola troppo in alto soprattutto se la riunione non serve a prendere la decisione finale…ma a fare problem solving. Se la persona Direttiva tende a mettere un freno, l’Espressiva può prenderla sul personale sentirsi poco importante e disingaggiarsi dalla riunione. Una persona Espressiva troppo silenziosa, non è una buona notizia.
E arriviamo agli Amabili. I mediatori naturali, quelli che sognano la pace nel mondo. È preoccupata che qualcuno si senta escluso o a disagio, e preferisce evitare il conflitto a tutti i costi. Il problema è che a volte non esprime la sua opinione, pur di non creare tensioni. E questo quando le decisioni prese devono essere messe a terra, può essere un problema. Potrebbe manifestare la sua contrarietà anche a distanza di giorni, quando in realtà la persona Direttiva si aspetta di vedere azioni pratiche nella direzione decisa.
Infine, c’è il collega Analitico, quello che vuole i dati, i numeri, le analisi. “Scusate, ma abbiamo i dati di supporto per questa decisione? Chi l’ha detta questa cosa…abbiamo sempre fatto diversamente..ecc ecc’. È una persona cauta, riflessiva, e vuole avere tutte le informazioni prima di prendere una decisione. Può sembrare fredda e distaccata, ma è solo il suo modo di elaborare le informazioni.
Il risultato? Un disastro annunciato
Le riunioni di lavoro presentano grandi opportunità per mostrare il tuo talento. Non sprecarle.
Abhishek Ratna
E se…
Vi ho descritto dinamiche comuni partendo dalle preferenze di comportamento che ognuno di noi ha. Ora provate a pensare qual’è la differenza tra riconoscere uno Stile e non farlo. Immaginate se la persona Direttiva sapesse che l’Espressivo ha bisogno di spazio per esprimersi e che l’Analitica ha bisogno di dati per sentirsi sicura e che l’Amabile ha bisogno di comprendere l’impatto della decisione sull’intero gruppo…la riunione diventerebbe molto più gestibile e fruttuosa.
Gli Stili Sociali ci danno la chiave per capire le preferenze di comportamento, quali sono i loro bisogni e come comunicare con loro in modo efficace. È un vero e proprio ‘superpotere’ per migliorare le nostre relazioni, non solo in riunione, ma in ogni ambito della vita.
